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人事档案管理存在问题及对策分析

知识详细介绍:
引言:人事档案的管理是国家机构及社会组织,在各种社会活动中形成的可以记述和反映本人的经历、才能及社会表现的一种记录形式。但是目前的市场经济体制的不断发展,给档案管理工作带来了一定的难度。因此,在现阶段如何提高档案管理水平,使之更好地为干部人事工作以及社会主义现代化建设服务,已经成为了一个刻不容缓、不可忽视的问题。 一、人事档案管理的基本定义及其重要性 不论是在哪个国家或者是用哪种形式,档案管理都是完全由ZF部门或者是安全管理部门来进行的。人事档案是一种通过合法手续获取并管理人员的社会记录的一种形式。随着我国市场经济体制的不断完善,国内的户籍及人事制度也在不断的发生着改变,因此,与此相关的人事档案管理工作也同样的发生着巨大的变化。有的地区甚至出现了丢弃档案或者是人档分离的现象,档案的重要性在人们的眼中已经慢慢的谈化,但是,这并不能代表档案可以随意的丢弃及分离。 档案是一个人成长轨迹的体现,它里面记载着身份、学历、经历、政审情况及能力、性格、工作作风、思想政治表现等非常多的性质记录,具有十分重要的参考价值与评定价值。个人的转正及职称评定等都需要参考个人的档案,它的作用可想而知很重要,一旦发生档案遗失,单位及个人的利益都不能得到有效的保障,从某种意义上理解,档案可以决定一个人的命运。 1、在用人单位档案管理的作用 在用人单位,档案管理主要体现为:为单位人事部门提供依据。档案是一个人真实的历史记录,通过档案的查询,可以清楚的了解到某个员工过去的社会记录,并提供参考价值,为单位提出科学决策及管理提供重要的参考依据。现代企业为了能全面、准确地了解某员工,通常会将日常的工作态度与档案进行有机的结合。尤其对毕业生来说,更是是否可以被用人单位录用的直接体现。 而在工作过程中形成的评级、调薪、晋升、奖惩等方面的资料都会进行汇总,纳入本人的档案,以此作为今后的考核依据。尤其是新的《劳动合同法》实施后,用人单位更加谨慎,对人员的应聘条件也更加的严格,对档案的查阅等更加的细心。 2、在个人社会活动中档案管理的作用 现阶段档案对个人所起的作用主要是凭证、参考等,一般公民主要还是起到凭证的作用。档案具有真实性、原始性的特点,也具有其他资料不可替代的参考凭证作用,所以档案具有非常强的法律效力。人事档案为个人的切身利益服务,帮助解决没有档案无法解决的各种难题。对于个人来说,不论是就业、考研、政审还是评职称、社会保险、入党入团、办理退休手续等等各项相关手续,都将以档案的材料作为重要的审核依据。 二、人事档案管理中存在的主要问题 在目前的档案管理工作中,主要存在以下几个问题:  1、人事档案管理内容不真实 人事档案管理最重要的一点就是档案的真实性,而现实中,档案资料的真实性却不是很高。首先,有些档案中材料内容存在疑问,如对本人的出生年月公历、农历进行随意的填写,并且不附带说明;对参加工作时间及入团、入党时间记录也是相当的随意,并且每次填写时都不一致。个人名字改变以后,不对曾用名进行补充说明,这给真实材料的归档造成很大的麻烦。其次,在大多数档案中的考核鉴定材料中优点居多,却很少写有缺点,成绩颇多,却很少看见差错。产生这些问题的根本原因在于,干部职工在填写档案材料时没有做到实事求是,比较看重自身利益,怎么对自己有利就怎么写,并且与自己无关的档案随意性较大。再次,档案的审核相关部门也没有进行严格的把关,更没有及时发现问题、解决问题,而是嫌追查麻烦一错再错,导致了人事档案无法真实的反应社会记录,给档案的真实性造成了严重的影响。 2、人事档案管理材料不齐全 一些人事档案中履历表、年度考核表没有,一些学历、职称材料也不健全。其根本原因有以下两个方面:一是干部职工对人事档案的认识不够。认为像履历表、年度考核表等类似的表格已经填写过多次,近年的变化也不是很大,也就没有了填写的必要了。有些人在填写表格的时候能省则省,学历简历从高中或者是大学开始填写,连基本的家庭成员及社会关系都没有。有的如一些学历及职称材料等,一旦掌握在个人手中,就放在自己身边,会认为这样更安全也更方便。二是管理人事档案的部门没有及时的将档案材料收集回归。一些单位人事管理人员并不专业,都是兼职的形式,只是将档案资料作为一种要收回的材料,进行堆放,没有进行及时归档,很容易导致档案材料的缺失。 3、人事档案管理体制不统一  现阶段的人事档案管理体制正处于新旧体制交替转型时期,管理的模式也基本上是传承旧体制,但又有新体制的输入。人事档案总体上是由单位及部门管理的,并分别由党委组织部门、人才流动服务中心、就业服务中心、毕业生就业指导中心、各企事业单位的主管部门及有人事管理权限的国有企事业单位进行统一管理。人事档案多头管理是传统的“档随人走”人事管理模式的表现,它既束缚了人才的流动,又影响了人事档案管理质量。近几年来,随着毕业生就业体制的改革以及人事代理制度的渐渐推广,在毕业生学籍档案的管理工作上,个别部门过度的拘泥于传统管理模式以及自身利益,导致档案管理制度存在了一定的问题。 4、人事档案利用范围不广泛 人事档案管理的根本目的就在于对档案进行合理的利用。从现阶段我国人事工作的状态来看,人事档案具有保密,利用率低,范围小的特点。依照人事档案的传统管理方式,主要针对党政机关、国有企事业单位。由于社会主义的经济体制不断的改变,飞速发展了非公有制经济,其各个组织、企业等变为了人才的集中营。面临改革的同时还有国有企事业单位人事制度及大中专毕业生就业制度,国有企事业单位人员不再拥有“铁饭碗”,大中专毕业生也要自己寻找职业,这样改变的主要原因是市场经济体制的改革导致了国有企事业单位人员、大中专毕业生走向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等的道路,但是在市场化配置的影响下,人才流动的频率大大增加。因此,对人事档案的传统管理制度已经无法满足现代人力资源开发的需要。人事档案的使用应趋向于非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业,使用的频率要适应人才的流动,这个问题具有重要的现实意义。 三、人事档案管理中存在的主要问题对策分析 1、严格控制档案入口关。真实性是档案管理的重要前提,是能否发挥其参考价值的基础。不真实的档案信息不仅不利于管理工作的开展,而且还会影响到对一个人的正确的评价,严重的会导致冤假错案的发生,这个我国的历史上是有教训的。因此,负责人事档案管理的工作人员,一定要坚持自己的原则,保证档案的真实性,要对档案的归档材料进行科学鉴定、认真审核,严格把握档案的入口关,坚决维护档案的真实性。要做到“四不归档”既:没有经过审查的材料不归档,内容不真实的材料不归档,没有经过国家肯定的材料不归档,与国家政策不相符的材料不归档。这些是保证档案真实性的必要措施,也是作为档案管理人员应该做到的工作原则。 2、对档案材料进行及时、迅速的归档。首先要建立一套关于档案材料收集以及归档工作责任制,采用重点与普遍收集相结合,要及时的将可以反映出社会活动真实记录等各个方面的材料补充到人事档案的管理中去,以保证档案在个人的社会面貌方面的真实及系统的反应,以体现档案的使用价值。及时的收集档案资料,将对档案管理工作产生非常大的影响。 3、推行人事档案管理的现代化建设,对人事档案管理人员进行专业的素质及技术培训。目前来说,基本上的人事档案工作都是依靠手工归档来进行的,这不仅影响到了档案资料的归档效率,更影响到了档案在人工传输过程中的真实性。有些虽然运用了计算机等现代化的设备,但是由于缺少专业性的人才或者是对设备的掌握技术不够,这些先进的设备也难以发挥应有的作用,换句话说计算机技术在档案管理方面应用很不足。因此,要提高计算机管理人员的专业操作水平,在摸索与实践当中,切实完成档案管理与现代技术相结合。 4、合并管理人事档案以及业务档案。一个完整的档案是历史材料与现实材料相结合的,是一种政治素质材料和业务能力材料的集合。一般为了把人事档案与业务档案进行合并,都统一设置为上、下两卷。上卷包括了政治历史类材料,如:个人履历材料、鉴定考核资料、职称材料、政审材料以及奖励材料、违纪材料等等。下卷主要包括了业务类材料,如:业务的考核材料以及个人科研成果的评价材料等等。这样一来,档案才能真正的反映个人的社会行为活动,从而为个人价值的评定提供更多更完整的参考依据。 四、参考文献 [1] 蒋世勇 关于人事档案工作的思考[J] 档案时空 1986年02期 [2] 何朋春 论人事档案学建立的客观条件和理论基础[J] 辽宁大学学报(哲学社会科学版) 1987年04期 [3] 朱学伟 对人事档案改革与人才开发的思考[J] 档案与建设 1988年05期 [4] 胡月英 人事档案必须坚持实事求是的原则[J] 档案时空 1990年02期 [5] 冀宝堂 索正堂 加强人事档案资源的开发利用[N] 中国人事报 2003年 [6] 唐晶 当前我国人事档案管理发展方向的探索[D] 山东大学 2007年
 
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