ERP系统实施与项目管理

一、需求确认

对于ERP项目来说需求确认是致关重要的。如果需求一开始就不明确,系统将面临不断的变动,导致工期滞后,成本倍增,并最终导致项目失败。任何一个需求分析上的错误,都将在以后的项目工作中付出50-200倍的代价。需求确认是一个无止境的过程,只有对用户的要求有了一个非常清晰稳定的了解,才算完成了。需求确认的难点在于它不是简单记录客户的要求,而是协助客户共同找出什么才是他们最终想要的。应用以下系统的需求开发程序,可以提高需求确认的效率和质量:

1.分析现有的管理模式和系统;

2.初步了解用户的需求;

3.建立简易的交互式用户接口样本;

4.改进用户样本直至客户满意;

5.编制签署需求文件;

6.将用户接口样本和需求文件归入项目档案;

需求确认阶段的主要成果是:

1.双方确认的客户接口样本;

2.双方签署的需求文件;

二、项目计划和控制

计划和控制是项目管理的核心组成部分。每一个成功的项目都必然有周密的项目计划。一个好的项目计划提供了项目的全景描述,是项目资助者、决策小组和项目团队全面了解项目内容的最好工具。项目计划本身具有稳定性和约束性,是实施项目控制的最有力标准和依据。计划可能随着项目深入而更新,但是任何计划上的改动都必须经过严格系统的变动控制程序。项目计划和控制部分主要包括:成本和时间预算、变动管理、风险管理、质量管理和里程碑计划。

成本和时间预算

国外系统开发项目的经验是遵循一套标准化的成本和时间预算程序。这样做的好处是可以避免少数人操纵预算,另一方面一旦项目资助者同意了采用的预算程序,就更容易接受预算结果,减少了许多争执。在进行成本预算和时间估计时要注意以下几点:

1.由熟悉项目的专业人员进行相关估计。

这样即保证了时间和成本预算结果的精确性,又有利于鼓励士气和预算计划的贯彻执行。

2.计算所有明显和不明显的活动的时间。

容易被忽视的活动可能包括:交流、展示、决策、等待、检查问题、修正问题、团队协调、接受培训、休假和病假等。

3.选择好的预算软件。

商用预算软件可以根据项目类型和规模提供工作细目、资源状况和详细的日程安排。好的软件预算程序还允许利用过去完成的项目资料来更正预算结果。同预算程序本身一样,预算软件也是避免争议、规范化管理的工具。

4.在主要项目阶段末尾重新评估预算。

有效的系统开发计划要在每一个重要的项目完成点之后修订预算结果。项目团队利用更新的预算制订下一个完成点的目标,以便更精确地追踪项目进展。

5.不要任意压缩项目预算

制订预算计划的最大的困难不是技术方面,而是来自项目资助者的压力。开发人员必须说服项目资助者任意压缩成本和时间预算的后果,同时提出在成本、时间和功能上平衡的建议。

变动管理

变动管理是将项目从立项到完成的每一阶段成果和文件记录归档,对上述文件的任何变动都要经过系统的变动管理程序。变动管理的大致过程包括:

1.工作成果在归档之前可以任意变动;

2.工作成果提交技术检查,宣告完成;

3.完成的工作成果提交决策小组备案;

4.提出变动提案;

5.将提案交由受到变动影响的人员检查;

6.相关人员评估变动在其工作范围的利弊;

7.由决策小组综合各方面的评估,决定接受、否决或延后处理。

实行变动管理可以使项目免于不必要的变动。另外,每一阶段的工作成果都要经过检查、认可后备案,有效地剔除了为赶进度而未达标的产品,大大提高了产品的质量。

风险管理

根据系统开发项目多年的经验总结,约5%的风险管理支出能够使项目在预算内高质量如期完成的机会增加50%-75%。风险管理包括以下内容:

1.指定风险管理者

风险管理者的责任是不断寻找可能出现的任何状况,并收集风险管理策略。项目管理层应充分尊重风险管理者的意见,否则风险管理将变成形式。

2.建立风险反馈通道

并非挑选一名风险管理者就足够了,项目组织应建立一种沟通和奖励机制鼓励任何成员随时指出项目风险。

3.制订风险管理规划

风险管理规划分为风险清单和行动计划。风险清单中列明风险类别和解决进度。行动计划是为清单上的每一个风险制订处理计划。行动计划的项目包括:描述风险发生机率和影响等级、处理行动步骤、行动负责人、完成日期、成本经费。

4.更新风险管理计划

在项目实施的每一阶段随时更新和维护风险清单和行动计划的内容。企业可以建立一个风险追踪系统,记录风险处理状态、安排人员和处理顺序。

质量管理

项目质量管理的主旨是保证开发的系统满足设计中明确规定的要求和吻合客户的特定需求。质量管理的范围包括:

1.制订质量保证程序;

2.组建独立的质量管理小组;

3.培训质量管理人员;

4.提供质量管理预算。

系统质量保证程序主要包括缺陷追踪、技术检查、单元测试、集成测试和系统测试。其中特别强调缺陷追踪和技术检查。因为这两项工作都发生在单元测试之前,具有在项目早期找出缺陷加以修正的功能。缺陷追踪是指发现缺陷、寻找原因、解决问题、缺陷记录、数据统计和缺陷报告的全过程。缺陷追踪应及早开始,这样可以及早发现问题消除错误,并为后续工作提供宝贵的数据资料。缺陷追踪可以通过软件工具轻松实现。技术检查是由开发人员来检查别人完成的工作。通过技术检查的工作成果将交由决策小组备案。技术检查可采用阅读、调查、测试和会议等方式,最后由检查人员提交检查报告。技术检查不仅可以提高工作成果的质量,还为新老开发人员提供了互相交流学习的机会。技术检查之后一定要有修正行动。

里程碑计划

系统开发的生命周期是螺旋形上升的。项目工作按照系统的功能分成几个开发螺旋,每个螺旋都包含设计、开发、除错和测试等步骤。每个步骤的结果和其他重要完成点称之为里程碑。项目控制工作就是通过里程碑实现的。里程碑只有完成和未完成两个状态,完成的里程碑必须达到明确的质量标准。里程碑的长度可以是每天或每个星期,甚至更短。每个项目成员都建立一个里程碑清单,将每件工作毫无遗漏地放进清单中。项目经理通过清点里程碑的完成数量,来追踪项目成员的工作量和项目进度,获得项目工作出现问题的预警,及时采取补救措施。系统开发螺旋和里程碑计划的好处在于可以率先完成开展示客户期待的重要功能;可以按照阶段进行整合,降低项目末期联调的风险和压力;可以进行小范围的纠错和评估,有利于系统的稳定;有清晰明确的里程碑报告,便于控制项目进度、资源和质量。

项目组织

系统开发项目的失败有很多是由于组织混乱和沟通不良造成的。系统开发人员很容易一下子陷入技术解决方案之中,而忽视了项目组织工作。项目组织工作看起来繁琐,其实也有一定的章法可循。其大致可以从以下几个方面入手:

创造以人为本的环境

创造以人为本的环境包括:鼓励项目成员参与的政策环境,安静独立的工作环境;和谐愉快的团队环境。

建立决策小组

单一清楚的项目决策人或决策小组可以避免项目的多头领导,是成功项目运作的基础。项目决策小组一般由项目资助者和领导层组成。

建立项目沟通机制

企业可以通过设置内部项目网再等方式,公布项目计划、进度、工作成果等信息。同时,通过在网页中的匿名沟通栏目,鼓励成员反映坏消息和不同意见。组建项目团队。

1.在立项和需求开发阶段只需要少数的资深人员(或售前工程师)。

2.选用合格的人选。

经验证明最好的开发人员跟最差的开发人员的效率比是10:1.项目的质量和完成时间取决于开发人员的素质,所以要舍得花时间和金钱寻找合格的开发人员。

3.项目的成功取决于团队的合作程度而不是个人作战能力。在确定团队的人选时要注意团队成员是否能够合作愉快,坚决剔除难以相处的成员。

4.简化官僚体系。

减少不必要的会议和书面报告,使项目团队集中精力于核心工作,而不必分心于行政事物。

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