工程项目记录管理

工程项目管理体系:记录管理

1记录控制范围:质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系中规定要求的记录以及在体系运行中形成的其他记录(包括文字资料、照片、磁带、软盘等)等。

2记录流程图

记录的分类→记录的编制及编号→记录的填写、编目→记录的保存期及审批→记录的收集保存及销毁→记录的查阅、借阅

3记录的分类

1、程序文件中规定的记录;

2、项目管理计划/实施性施工组织设计中规定的记录;

3、公司管理性文件、作业指导书中规定的记录;

4、国家、行业、业主规定的记录;

5、来自顾客、供应商、分包商的记录;

6、录音带、录象机、照片等记录。

4记录的编制及编号

1、编制要求

a、记录表格应根据其重要性和必要性确定其内容和深度,具有操作性,以满足使用的要求;

b、记录应能准确反映工序过程、管理活动、体系运行的状况;

c、记录表格必须规定保存期,并经授权人批准其适用性。

2.记录的编制及编号:

a、纳入程序文件的记录,使用由公司机关各职能部门编制、企管部审核后统一的编号标识;

b、施工现场采用的国家、行业及管理体系程序中未引出的记录,按照有关规定自行控制;

c、录音带、录象机、照片、等记录由项目部自行编码作为该记录的编号。

5记录的填写

1、填写记录一律用钢笔/签字笔填写,做到字迹清晰、整洁,易于识别,填写内容齐全完整;

2、记录一经填写,原则上不允许涂改,以确保其原始性和可追溯性,如经确实与原记录有误,必须更正的,采用"杠改",必要时标注更正日期。

6记录的编目

1、管理、执行和验证人员在填写完记录后应对其进行有效编目,以便于检索,方法自定,以达到易识别的目的;

2、对于收集来的记录,应保留原编码;如需二次编码,可在记录适当位置重新编码。

7记录的收集、保存

1、项目部记录由各部门收集、整理、编目和保存;

2、项目部各职能部门检查、监督相关活动的管理情况时,应填写《管理活动检查记录表》;

3、记录保管人员编制《记录目录清单》,定期检查、清点,对破损和模糊不清的记录进行及时修补和复制,记录保管人员工作调动时,必须办理移交手续;

4、记录应妥善保存,便于检索,并注意作好防火、防虫蛀、防潮等工作,以磁带、软盘等载体保存的记录要做好防压、防磁、防晒等工作,并及时备份,保持内容完整。

8记录的销毁

项目部各职能部门按照《记录保存期限一览表》及《管理记录清单》中的保存期限要求保存相关记录,记录保存期限到期后,需保留的文件标注作废保留标识,无需保留的采取碎纸方式进行处理,并填写《记录处理审批单》。

9记录的查阅、借阅

借/查阅记录必须经记录保管部门领导批准,借/查阅人员填写《文件借阅登记表》后,方可借查阅。借查阅人员应保持所借查阅记录的完整性。

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