如何做好会议记录

何谓会议记录

       会议记录是当事人如实、准确记录会议组织情况和会议内容以供备查的一种文体。

会议记录的作用

1、依据作用

        会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供参考的凭证;

2、素材作用

        会议过程中连续编发的会议简报,意见会议后期制作的会议纪要,都要以会议记录为重要素材;

3、备忘作用

        会议记录可作为会议情况和会议内容的原始凭证


会议记录与会议纪要的区别

1、性质不同 

2、功能不同 

3、载体样式不同 

4、称谓用语不同 

5、适用对象不同

6、分类方法不同 

    二、会议记录的格式

(一)标题       

       标题由会议名称加文体名称组成,就是《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记录本,连“记录”二字也可省略,只写会议名称即可。 


(二)会议的组织概况

时间(年份不能漏);

地点(具体);

主持人的姓名和职务;

出席人的姓名和职务;

列席人;

缺席人及缺席原因;

记录人。


(三)会议内容

 这部分随着会议的进展一步步完成,没有具体的固定模式。一般包含有以下方面: 

会议的名称、议题、宗旨、目的;

会议议程;

会议报告和讲话;

会议讨论和发言;

会议的表决情况;

会议决定和决议;

会议的遗留问题。

 这些是一般会议都有的项目,但侧重点会有所不同,先后次序会有所不同。 

(四)结尾

可将主持人宣布的“散会”一项记入。

最后,由主持人和记录人对记录进行认真校核后,分别签上姓名,以示对此负责。


例文

××会议记录

时间:2011年×月×日上午10点——12点

地点:第一会议室

出席人(:姓名、职务、单位)

李×;王××;

陈××…

缺席人(:略),缺席原因(:略)

列席人(:略)

主持人:王××

记录人:魏×,李××


议题(:略)


发言内容、决定事项(:略)

散会


主持人(:签名)

记录人:(签名)


三、会议记录的要求

客观、真实,不添加主观评价


完整,不乱省略、删改、遗漏


主题明晰、重点明确


字迹清楚


四、会议记录的技巧

1、准备充分


物质准备

    (1)记录本:16开

    (2)笔:中性笔,不宜过细、过粗,以0.5为宜;书写要流畅;多准备几支笔

    (3)有条件的带上MP3或者录音笔,但不能迷信录用设备而放弃现场记录,擅长打字的可带上笔记本电脑

    (4)位置:要选好位置,位置最好靠近发言人或扩音设备附近

    (5)关闭手机等通信设备

  

知识准备

    (1)事前充分了解会议的宗旨、目的、背景;

    (2)了解会议可能涉及的专业或行业知识、术语以及可能涉及到的人名、地名

    (3)如果可能的话,尽量在会议开始之前把会议的议题和基本情况事先写好;如果来不及可先空出一定的空格,会后补上。

    (4)方言准备


人员准备

   如果单位没有记录很快的人员又没有录音设备的话,可以配备两名人员一同记录,会后相互核对整理

   

2、一心四用,三句合一

用耳、用眼、用脑、用手,耳眼脑手并用

三句合一,即手上写一句,脑子记一句,耳朵听一句


3、详略得当

    

(1)当详则详

    详记对象:主持人开始、转题或结论性语言;主要领导的发言;不同意见;争议焦点;新观点、见解;决议等。

        

(2)当略则略 :一快、二要、三省、四代 


 (1)一快,即书写运笔要快,记得快。


(2)二要,即择要而记。

 

(3)三省,即在记录中正确使用省略法。


(4)四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。

    

4、“宁”字诀

宁断毋拖  

宁疑毋缺

宁缺毋错


5、集中精神、大脑飞转

精神必须高度集中

   做到:不分神、耳眼脑手并用,尤其注意主持人的发言,重要领导的发言,争议,不同意见、决定等等。

               

大脑必须高速运转

   注意概括大意;剔除没用信息;


6、会后及时整理

      由于现场记录十分紧张,字迹可能不是很清晰,而且每个人都有一套适合自己的现场记录法,所以需要及时回忆整理,补充完善,必要时可以重新写一遍。

       如果允许的话,可以请发言人核实记录。

       对于改动不多的,可以采用阅后订正卡的方法补正。

   

五、电脑记录的技巧

练习十指禅,学会盲打

熟悉文字处理软件

苦练五笔,打字速度最好能上100字/分



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